Parkinsons Gesetz

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Alle reden von der Krise aber nur wenige darüber, wie eine ihrer wichtigsten Ursachen, nämlich die überbordende Bürokratie, der Wasserkopf in Staat und Unternehmen bekämpft werden kann. Einer der Pioniere in diesem Bereich – und dazu auch noch ein ziemlich lustiger, ist der britische Marinehistoriker Cyril Northcote Parkinson.

Er ist inzwischen so gut wie vergessen, war aber mal ein echter Star. Weltberühmt wurde Parkinson in den 50er Jahren des vergangenen Jahrhunderts als Wirtschafts-Humorist, ein Genre, das mittlerweile so gut wie ausgestorben ist. Scheinbar gibt es in diesem gesellschaftlichen Bereich inzwischen noch weniger zu lachen als früher.

Geboren 1909 in Barnard Castle in England, hat Parkinson nach seinem Abschluss am Londoner Kings College und nach dem Militärdienst im Zweiten Weltkrieg mehr als 60 Bücher geschrieben. Bekannt wurde er vor allem als Marinehistoriker, aber auch seine Abenteuerromane, etwa die Delancey-Reihe, wurden gern gelesen. Richtig berühmt wurde Parkinson dann 1955 völlig überraschend durch einen Essay in der Zeitschrift The Economist, aus dem 1957 dann der Weltbestseller „Parkinsons Gesetz“ hervorging.

Parkinson entwickelte seine Theorien über die ausufernde Bürokratie als Marinehistoriker durch die Analyse statistischer Daten der britischen Admiralität. Seine zentrale Beobachtung war das inverse, also genau umgekehrte Verhältnis zwischen der tatsächlichen Schlagkraft der Flotte und der Größe ihrer Verwaltung.

Im untersuchten Zeitraum von 1914 bis 1928

Daraus zog Parkinson im Wesentlichen zwei Schlussfolgerungen:

1. Multiplikation von Untergebenen: Jeder Beamte möchte die Zahl seiner Untergebenen erhöhen, um seine eigene Bedeutung zu steigern, aber niemals die Zahl seiner Rivalen.
2. Gegenseitige Arbeitsbeschaffung: Beamte schaffen sich gegenseitig Arbeit (z. B. durch das gegenseitige Korrigieren von Berichten oder endlose Abstimmungsrunden), was den Personalbedarf weiter in die Höhe treibt, ohne dass die eigentliche Kernaufgabe – indiesem fall die verwaltung der Marine – an Umfang zunimmt.

Er untermauerte dies mit einer mathematischen Formel, laut der die Beamtenschaft in jeder Verwaltung jährlich um ca. 5,75 % wächst – völlig unabhängig vom tatsächlichen Arbeitsaufwand.

k – ist in der Formel die Anzahl der Beamten, die durch die Ernennung von Untergebenen befördert werden wollen.

m – ist die Anzahl der Arbeitsstunden, die für die interne Korrespondenz zwischen den Beamten aufgewendet werden.

L – ist das Alter der Behörde.

n – ist die Anzahl der tatsächlich erledigten Arbeitseinheiten.

x – ist die Anzahl der neuen Beamten, die jedes Jahr benötigt werden. 

Die Probleme mit dem Extrapolieren statistischer Befunde sind inzwischen hinlänglich bekannt, schließlich würde die Erde heute ausschließlich von britischen Marinebeamten bevölkert, wenn sich Parkinsons Berechnungen bestätigt hätten. Aber ihm ging es vor allem um die satirisch-ironische Zuspitzung und was könnte da noch seriöser wirken als eine mathematische Formel.

Um seine Beobachtungen zu untermauern, untersuchte Parkinson auch das britische Kolonialministerium. Seine Entdeckung dort war noch absurder:

Während das Britische Empire zwischen 1935 und 1954 massiv schrumpfte (viele Kolonien wurden unabhängig), passierte im Ministerium das Gegenteil. Die Zahl der Kolonien nahm ab, die Zahl der Beamten im Kolonialministerium stieg jedoch von 372 auf 1.661 Personen an.

Fazit: Für Parkinson war damit klar, dass eine Verwaltung ab einer bestimmten Größe nur noch mit sich selbst beschäftigt ist. Er spottete, dass eine Behörde mit über 1.000 Mitarbeitern „völlig autark“ sei – sie könne ihre gesamte Zeit damit verbringen, interne Memos zu schreiben und zu beantworten, ohne jemals Kontakt zur Außenwelt zu benötigen.

Anhand dieser Erkenntnisse formulierte Parkinson fünf „Gesetze“, von denen das erste das wichtigste ist:

1. „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Wenn du für eine Aufgabe, die eigentlich zwei Stunden dauert, einen ganzen Tag Zeit hast, wirst du auch den ganzen Tag dafür brauchen. Die Aufgabe wird durch Grübeln, Perfektionismus oder unwichtige Details künstlich komplexer. Folge: Zeitdruck führt oft zu effizienterem Arbeiten, während großzügige Deadlines zu Ineffizienz führen. 
2. „Die auf einen Tagesordnungspunkt verwendete Zeit steht im umgekehrten Verhältnis zu den damit verbundenen Kosten.“ Beispiel: Ein Komitee genehmigt den Bau eines Kernkraftwerks (Kosten: Milliarden) in wenigen Minuten, weil das Thema zu komplex für die meisten ist. Danach diskutiert es 45 Minuten über das Material für das Dach des Fahrradschuppens für die Mitarbeiter (Kosten: ein paar hundert Euro), weil jeder weiß, wie ein Fahrradschuppen aussieht und jeder eine Meinung dazu hat. Folge: In Meetings wird über banale Dinge am längsten gestritten. 
3. „Ein Beamter will die Zahl seiner Untergebenen erhöhen, nicht die Zahl seiner Rivalen.“ Bedeutung: Um die eigene Macht und den Status zu steigern, stellt ein Vorgesetzter lieber zwei neue Mitarbeiter unter sich ein, als einen Kollegen auf gleicher Hierarchieebene zu akzeptieren. Folge: Die Hierarchie wächst nach unten, was wiederum zu mehr Verwaltungsaufwand führt. 
4. „Beamte schaffen sich gegenseitig Arbeit.“ Bedeutung: Mehr Personal bedeutet nicht weniger Arbeit für den Einzelnen. Stattdessen müssen nun Berichte gegengezeichnet, Meetings zur Abstimmung abgehalten und gegenseitig E-Mails beantwortet werden. Folge: Die Verwaltung beschäftigt sich irgendwann nur noch mit sich selbst.
5.  „Ausgaben steigen stets bis an die Grenzen der Einnahmen.“ Bedeutung: Ursprünglich auf den Staat bezogen, gilt es auch für Privatpersonen. Egal, wie viel Geld man verdient oder zur Verfügung hat, man findet immer einen Weg, alles auszugeben. Folge: Budgets werden am Ende des Jahres oft „verpulvert“, damit sie im nächsten Jahr nicht gekürzt werden.

Warum sind Parkinsons Gesetze auch heute noch wichtig? Weil sie uns den Spiegel vorhalten. Sie entlarven unsere menschliche Neigung, Komplexität vorzutäuschen, wo Einfachheit nötig wäre, und Zeit zu verschwenden, wo Fokus gefordert ist.

In einer Arbeitswelt, die immer komplexer wird, ist Parkinsons Erbe ein Aufruf zur Radikalität:

Setzen Sie sich künstliche, knappe Deadlines. Hinterfragen Sie jede administrative Schleife. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, nicht auf den Prozess.

Cyril Northcote Parkinson mag ein Spötter gewesen sein, seine Gesetze aber sind die vielleicht ehrlichsten Management-Regeln, die je aufgestellt wurden. Er starb 1993 in Canterbury. Parkinson gilt als Wegbereiter der modernen Organisationslehre.